Rozliczanie czasu pracy kierowcy

Jesteś tutaj

Na czym polega rozliczanie czasu pracy kierowców? Z pewnością jest to bardziej skomplikowana kwestia niż w przypadku osób pracujących w stałych godzinach, np. biurze. Z tego powodu firmy transportowe, czy po prostu przedsiębiorstwa, w których pracownicy korzystają z samochodów służbowych poszukują najlepszych metod ewidencji godzin pracy. Aby sprawdzić rzeczywisty czas pracy kierowcy wykorzystuje się urządzenia takie jak tachografy, dzięki którym możliwe jest następnie rozliczenie plików ddd. Nasza firma oferuje również rozwiązania wykorzystujące czytnik pastylek DALLAS lub kart RFID. Dzięki zamontowaniu przycisku możliwe jest kontrolowanie użytkowania pojazdu zarówno pod czasie służbowym, jak i prywatnym. W TransMobil oferujemy naszym klientom również moduł z akcelerometrem i żyroskopem. Moduł ten podłącza się do ramienia roboczego sprzętu takiego jak koparki, spycharki, walce i pompy.

 

Czytnik czasu pracy/identyfikacji

W każdym przedsiębiorstwie jedną z najistotniejszych kwestii jest określenie użytkowania pojazdów przez wyznaczone do tego osoby.

Aby sprostać oczekiwaniom stworzyliśmy rozwiązanie oparte o czytnik pastylek DALLAS lub kart RFID. Po odpaleniu zapłonu w dowolnym pojeździe konieczna jest identyfikacja kierowcy, która odbywa się po przyłożeniu do czytnika pastylki, karty lub breloka. Przy braku takiej identyfikacji zamontowany w czytniku buzer przypomina w sposób ciągły brak autoryzacji i dodatkowo operator systemu otrzymuje natychmiast informację o nieuprawnionym odpaleniu pojazdu. Dodatkowo w systemie jest tworzona cała historia użytkowania pojazdu przez konkretnych kierowców włącznie z czasem użytkowania danego pojazdu, ilością przejechanych kilometrów lub przepracowanych motogodzin.

Przy autach flotowych włącznie z identyfikacją kierowcy możliwe jest określanie przez kierowcę rodzaju przejazdu (służbowy lub prywatny) poprzez przyłożenie do czytnika raz lub dwa razy breloka lub karty RFID.

 

Przełącznik czasu pracy służbowa/prywatna

Zamontowanie przycisku umożliwia określenie rodzaju użytkowania pojazdu, prywatnie lub służbowo. Jest to istotna kwestia umożliwiająca kontrolę pracownika w godzinach pracy, jak i ilość przejechanych kilometrów prywatnie. Po uruchomieniu pojazdu sygnał dźwiękowy przypomina o określeniu odpowiedniego charakteru przejazdu (czerwony lub zielony kolor podświetlenia przycisku). Jednocześnie nie ma ryzyka niewywiązania się z ustawy RODO, ponieważ dane geolokalizacyjne odnoszące się do trasy prywatnej nie są generowane. W takim przypadku operator systemu ma informację o ilości przejechanych kilometrów, co w pełni potwierdza zgodność z ustawą i jednocześnie umożliwia rozliczenie pracownika.

 
c

Rzeczywisty czas pracy operatorów sprzętu

W wielu przypadkach pracodawcy borykają się z problemem pomiaru rzeczywistego czasu pracy swoich pracowników operujących sprzętem budowlanym. Chodzi tutaj przede wszystkim o pracę koparek, kruszarek, spycharek i walców czy pomp. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom stworzyliśmy moduł posiadający akcelerometr jak i żyroskop. Po odpowiednim zamontowaniu wspomnianego modułu do ramienia roboczego sprzętu, lub joysticka i dalej podłączeniu do rejestratora GPS użytkownik systemu dostaje informacje o rzeczywistej pracy swoich pracowników. W ten sposób zwykłe odpalanie sprzętu i zostawianie na biegu jałowym lub podkładanie przysłowiowej cegły na gaz aby zwiększyć obroty silnika nie zadziała. Niezależnie odpowiednie ustawienie przedziału pracy konkretnych parametrów w samym raporcie „praca maszyny” daje możliwość szerokie pole manewru przy wykryciu rzeczywistej pracy np. weryfikacja obrotów silnika powyżej wskazanej wartości.

 
 

Rozliczanie czasu pracy kierowcy na podstawie ewidencji

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdej firmy zatrudniającej pracowników. Na podstawie rejestru wypłacane jest wynagrodzenie. Dotyczy to oczywiście również firm transportowych. W takim wypadku z prowadzeniem wykazu wiążą się dodatkowe obowiązki określone prawnie. Istotne jest również, że sama specyfika zawodu kierowcy może utrudniać dokładne ustalenie chwili rozpoczęcia i zakończenia pracy.  

Osoby zarządzające flotą samochodową mają za zadanie m.in. monitorowanie pojazdów służbowych, nadzorowanie pracowników, a także obserwację ewentualnych zmian zachodzących w przepisach dotyczących transportu drogowego. Obecnie jest to możliwe za sprawą nowoczesnych systemów informatycznych. Wybierając właściwe narzędzia, usprawnisz działanie firmy, a także zaoszczędzisz.

Zatem jak rozliczyć czas pracy kierowcy? W tej kwestii często pojawia się problem. Dokładne określenie początku pracy oraz jej zakończenia nie zawsze jest łatwe.

Rozliczanie czasu pracy kierowcy nastręcza często wielu problemów. Wymaga ono wielu dokumentów i uwagi. Gdy dojdzie do błędów w tym zakresie, np. rozliczenia z błędami,  czy przekazania niekompletnych dokumentów, Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć mandat. Pracodawcy powinni również pamiętać o tym, że pracownik może zakwestionować rozliczenie w ciągu trzech lat od chwili opracowanej ewidencji. Grzywna może wynosić od tysiąca do trzech tysięcy złotych. Konieczne jest również przygotowanie ewidencji za poprzednie lata (nawet do 3 lat wstecz). Firma ma też obowiązek wypłacenia wszystkich datków, jeśli wpłynie więcej wniosków od pracowników.

Odpowiednia regulacja czasu kierowcy służy zwiększeniu poziomu bezpieczeństwa na drodze, ponieważ przemęczeni kierowcy są potencjalnym zagrożeniem dla innych uczestników ruchu drogowego. Ponadto ewidencja ma chronić dobra pracownicze i stanowić podstawę do rozliczenia czasu pracy kierowcy.

Co obejmuje czas pracy kierowcy?

Jak określać czas pracy kierowcy? Jest to czas od rozpoczęcia wszystkich czynności, związanych z wykonywaniem przewozu drogowego, aż do ich zakończenia. Mowa tutaj o prowadzeniu pojazdu, załadowywaniu i rozładowywaniu, nadzorze i pomocy wsiadającym i wysiadającym, czynnościach spedycyjnych, codziennej obsłudze pojazdów i przyczep, prace, które podejmuje się, aby wykonać zadanie służbowe, zapewnić bezpieczeństwo przewożonych osób, pojazdów i rzeczy. Do obowiązków kierowców należą też niezbędne czynności administracyjne, a także utrzymania czystości pojazdu.

Czego nie obejmuje czas pracy kierowcy?

Według art. 7 ustawy czasu pracy kierowców nie obejmuje:

  • Czasu dyżuru, w czasie którego kierowca nie wykonuje żadnych czynności związanych z pracą
  • Postojów w trakcie prowadzenia, które są nieusprawiedliwione i zostały wykorzystane np. na wykonywanie prywatnych spraw
  • Nieprzerwanego dobowego odpoczynku, ponieważ zgodnie z kodeksem pracy konieczne jest 11 godzin odpoczynku na dobę. Kierowca może wykorzystać ten odpoczynek w kabinie samochodu w czasie postoju, jeśli w samochodzie ma w wyposażeniu miejsce do spania.
  • Przerw w pracy określonych w art. 16 ust. 1, które wiążą się z systemem przerywanego czasu pracy według rozkładu, który nie przewiduje więcej niż jednej przerwy o maksymalnej długości 5 godzin. W przypadku regularnych przewozów, zabronione są przerwy dłuższe od 6 godzin, jeśli dobowy czas pracy jest nie dłuższy od 7 godzin. Czas przerwy pozostaje do dowolnej dyspozycji kierowcy.

Czas pracy kierowcy nie może być dłuższy niż 8 godzin na dobę. W tygodniu może to być 40 godzin w ciągu 40 godzinnego tygodnia pracy, w okresie rozliczeniowym 4 miesięcy.

Godziny pracy kierowcy – jak je rozliczać?

Rozliczanie czasu pracy kierowcy może opierać się o jedną z form ewidencji:

  • zapisów na wykresach
  • wydruków z karty kierowcy oraz tachografu cyfrowego
  • plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego
  • innych dokumentach potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności
  • rejestrów opracowanych na podstawie wyżej wymienionych dokumentów

Ewidencja czasu kierowcy przechowywana jest przez pracodawcę przez okres około 3 lat po zakończeniu tego okresu. Możliwe jest udostępnienie jej na wniosek kierowcy. Sposób w jaki przebiega rozliczanie kierowcy powinno zostać mu wcześniej przedstawione.

Rozliczanie czasu pracy kierowcy w oparciu o nowoczesne rozwiązania

Odpowiednio dobrane rozwiązania ewidencji pozwalają na właściwe rozliczenie czasu pracy kierowcy oraz ograniczenie kosztów w przedsiębiorstwie. Aby ułatwić to naszym klientom, stworzyliśmy wyjątkowy system pobierania plików z tachografu i karty kierowcy. Rejestratory GPS wraz ze specjalnym czytnikiem podłączonym do tachografu oraz oprogramowania TransMobil umożliwiają zdalne pobranie niezbędnych plików z tachografu lub karty kierowcy włożonej bezpośrednio w slot. Pobranie karty kierowcy możliwe jest również za pomocą oferowanej przez nas aplikacji – Mobilnemu Asystentowi Kierowcy. Pobierane pliki mieszczą się na naszym folderze i posiadają właściwe certyfikaty, dzięki czemu akceptowane są przez instytucje kontrolujące, takie jak ITD. Co zapewnia zdalny odczyt plików? Zwiększa on bezpieczeństwo, ponadto dzięki niemu unikniesz kar, które grożą za niedotrzymywanie terminów wynikających z rozporządzeń prawnych. Warto wspomnieć, że pobrane pliki przechowywane są w chmurze przez cały okres współpracy, co za tym idzie klient nie musi się martwić o ewentualne zaginięcie tych ważnych danych.

Nasze rejestratory GPS pozwalają na pobieranie plików ddd. Możliwe jest również rozliczanie plików ddd pobranych z tachografu. Nasze urządzenia i oprogramowanie sprawiają, że nie jest konieczne kupowanie dodatkowych aplikacji służących do odczytu danych z kart. To znaczna olbrzymie oszczędność w prowadzeniu ewidencji.

Jeśli chcesz poznać szczegóły naszej oferty, skontaktuj się z nami.

Znajdź nas

TransMobil Systems Sp. z o.o.

 

O nas

TransMobil – producent nowoczesnych systemów GPS, zarządzanie flotą aut, lokalizacja i monitoring GPS pojazdów, systemy kontroli paliwa.